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入庫作業流程概述 ​

本文件說明 GoWarehouse 系統的入庫作業完整流程，從商品到貨到上架完成的端對端作業。

流程概述 ​

入庫作業流程涵蓋 Admin 貨主後台和 Operator 倉庫作業兩個角色的協作，確保商品從到貨到上架的順暢運作。

流程關鍵角色 ​

角色職責主要操作
Admin（貨主）入庫單建立與追蹤建立入庫單、設定預期到貨資訊、追蹤入庫進度
Operator（倉庫倉庫人員）商品驗收與上架驗收商品、掃描條碼、記錄數量、商品上架

完整流程圖 ​

互動式圖表（InboundProcessFlow）

此圖表將以靜態圖檔重新提供，暫時請於系統內對應頁面查看。

各階段詳細說明 ​

階段 1: 建立入庫單（Admin） ​

操作角色: Admin（貨主）

操作路徑: Admin 後台 → 入庫管理 → 新增入庫單

操作步驟:

  1. 點擊「新增入庫單」按鈕
  2. 選擇入庫倉庫
  3. 添加入庫商品：
    • 選擇商品（支援條碼掃描）
    • 輸入預期數量
    • 確認商品資訊
  4. 設定入庫資訊：
    • 預期到貨日期
    • 供應商資訊（選填）
    • 備註說明
  5. 確認入庫單內容並提交

關鍵欄位:

  • ✅ 入庫倉庫（必填）
  • ✅ 入庫商品（至少一項）
  • ✅ 預期數量（必填）
  • ✅ 預期到貨日期（必填）
  • ⭕ 供應商（選填）
  • ⭕ 備註（選填）

入庫單狀態變化:

  • 建立後狀態：待驗收 (Pending)

階段 2: 接收入庫單（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 入庫管理 → 待驗收清單

操作步驟:

  1. 查看待驗收入庫單清單
  2. 根據預期到貨日期排序
  3. 點擊入庫單查看詳細內容
  4. 確認入庫單資訊：
    • 入庫倉庫
    • 商品清單
    • 預期數量
    • 預期到貨日期
  5. 點擊「開始驗收」按鈕

入庫單狀態變化:

  • 待驗收 (Pending) → 驗收中 (Receiving)

階段 3: 商品驗收（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 入庫管理 → 驗收中清單 → 驗收

操作步驟:

  1. 進入入庫單驗收頁面
  2. 根據入庫單清單逐項驗收
  3. 對每項商品執行：
    • 掃描商品條碼確認品項
    • 檢查商品外觀和狀況
    • 記錄實際收到數量
    • 拍照記錄（如有問題）
  4. 處理數量差異：
    • 若實際數量 = 預期數量：正常驗收
    • 若實際數量 ≠ 預期數量：記錄差異原因
    • 若商品有損壞：記錄並拍照
  5. 完成所有商品驗收

驗收檢查項目:

  • ✅ 商品品項正確
  • ✅ 商品條碼正確
  • ✅ 商品外觀完好
  • ✅ 數量準確
  • ✅ 保存期限（如適用）
  • ✅ 溫度要求符合（冷藏/冷凍商品）

注意事項:

  • ⚠️ 必須掃描條碼確認商品正確性
  • ⚠️ 發現數量差異或商品問題，立即拍照記錄
  • ⚠️ 冷藏/冷凍商品優先驗收並上架
  • ⚠️ 有問題的商品需立即通知 Admin

階段 4: 數量確認與差異處理（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

差異類型處理:

情況 1: 實際數量 < 預期數量（短缺） ​

處理步驟:

  1. 在系統中記錄實際數量
  2. 選擇差異原因：
    • 供應商短缺
    • 運輸遺失
    • 其他（需填寫說明）
  3. 拍照記錄現場情況
  4. 系統自動通知 Admin
  5. Admin 決定後續處理：
    • 等待補貨
    • 調整入庫單數量
    • 聯繫供應商

情況 2: 實際數量 > 預期數量（超量） ​

處理步驟:

  1. 在系統中記錄實際數量
  2. 選擇差異原因：
    • 供應商超送
    • 入庫單數量錯誤
    • 其他（需填寫說明）
  3. 拍照記錄現場情況
  4. 系統自動通知 Admin
  5. Admin 決定後續處理：
    • 接受超量並調整入庫單
    • 退回多餘商品
    • 聯繫供應商

情況 3: 商品有損壞或問題 ​

處理步驟:

  1. 拍照記錄損壞情況
  2. 在系統中標註問題商品
  3. 記錄問題類型：
    • 外包裝損壞
    • 商品損壞
    • 過期或接近過期
    • 其他品質問題
  4. 將問題商品隔離
  5. 通知 Admin 處理
  6. 依 Admin 指示退貨或報廢

階段 5: 商品上架（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 入庫管理 → 已驗收清單 → 上架

操作步驟:

  1. 進入入庫單上架頁面
  2. 系統自動建議儲位（根據商品溫度和類別）
  3. 對每項商品執行：
    • 確認分配的儲位
    • 將商品搬運至儲位
    • 掃描儲位條碼確認
    • 記錄上架數量
  4. 完成所有商品上架
  5. 點擊「上架完成」

儲位分配規則:

  • 🌡️ 常溫商品: 常溫倉儲區
  • ❄️ 冷藏商品: 冷藏區（2-8°C）
  • 🧊 冷凍商品: 冷凍區（-18°C 以下）
  • 📦 優先使用: 同類商品的鄰近儲位
  • 🔄 先進先出: 較舊的商品放前排，新商品放後排

入庫單狀態變化:

  • 驗收中 (Receiving) → 已上架 (Shelved)

階段 6: 庫存更新（系統自動） ​

執行時機: 商品上架完成時

系統自動執行:

  1. ✅ 更新商品庫存數量（增加實際入庫數量）
  2. ✅ 記錄入庫時間和操作人員
  3. ✅ 更新儲位佔用狀況
  4. ✅ 產生入庫記錄報表
  5. ✅ 通知 Admin 入庫完成

入庫單狀態變化:

  • 已上架 (Shelved) → 已完成 (Completed)

階段 7: 追蹤入庫進度（Admin） ​

操作角色: Admin（貨主）

操作路徑: Admin 後台 → 入庫管理 → 入庫單列表

操作步驟:

  1. 查看入庫單列表
  2. 點擊入庫單查看詳情
  3. 檢視入庫資訊：
    • 目前狀態
    • 預期數量 vs 實際數量
    • 驗收時間
    • 差異原因（如有）
    • 驗收照片（如有）
  4. 如果有差異，處理差異問題

入庫單狀態總覽 ​

狀態代碼中文名稱英文名稱說明負責角色
pending待驗收Pending入庫單已建立，等待倉庫驗收Admin
receiving驗收中Receiving正在進行商品驗收Operator
shelved已上架Shelved商品已上架，等待庫存更新Operator
completed已完成Completed入庫完成，庫存已更新System
canceled已取消canceled入庫單已取消Admin

真實世界使用情境 ​

情境 1: 一般入庫作業 ​

問題: 收到供應商寄來的一批商品（10 種商品，共 500 件）

解決方案:

  1. Admin 事先建立入庫單，設定預期到貨日期為今日
  2. 商品到貨時，Operator 接收入庫單，開始驗收
  3. 使用條碼掃描器逐項核對商品和數量
  4. 發現實際數量與預期相符，正常驗收
  5. 根據商品溫度分配儲位：
    • 常溫商品 → 常溫區
    • 冷藏商品 → 冷藏區
  6. 完成上架後，系統自動更新庫存
  7. Admin 收到入庫完成通知，確認庫存已增加

好處:

  • ✅ 條碼掃描確保商品正確性
  • ✅ 即時記錄入庫數量，避免人工錯誤
  • ✅ 自動儲位分配，提高上架效率
  • ✅ 完整記錄可追溯

情境 2: 處理數量短缺 ​

問題: 入庫單預期收到商品 A 100 件，實際只收到 80 件

解決方案:

  1. Operator 驗收時發現商品 A 短缺 20 件
  2. 在系統中記錄實際數量 80 件
  3. 選擇差異原因：「供應商短缺」
  4. 拍照記錄現場到貨情況
  5. 系統自動通知 Admin 有數量差異
  6. Admin 查看入庫單，確認短缺情況
  7. Admin 決定：聯繫供應商要求補貨
  8. 建立新的入庫單等待補貨到達
  9. Operator 將已到貨的 80 件正常上架，庫存增加 80 件

好處:

  • ✅ 即時發現並記錄差異
  • ✅ 照片證據便於後續處理
  • ✅ 自動通知加快溝通
  • ✅ 系統記錄完整，可追溯

情境 3: 冷藏商品緊急入庫 ​

問題: 一批冷藏商品到貨，需要立即驗收並上架（避免溫度不當）

解決方案:

  1. Operator 看到入庫單包含冷藏商品，立即優先處理
  2. 快速驗收：
    • 掃描條碼確認品項
    • 快速核對數量
    • 立即上架至冷藏區
  3. 將冷藏商品優先放入冷藏區，確保溫度穩定
  4. 完成冷藏商品上架後，再處理常溫商品
  5. 系統記錄完整的入庫時間，確保溫度控制符合規範

好處:

  • ✅ 優先處理溫度敏感商品，確保品質
  • ✅ 快速驗收上架，減少溫度風險
  • ✅ 記錄入庫時間，符合食品安全規範

情境 4: 商品損壞處理 ​

問題: 驗收時發現部分商品外包裝損壞

解決方案:

  1. Operator 驗收時發現 10 件商品外包裝損壞
  2. 立即拍照記錄損壞情況（多角度）
  3. 在系統中標註這 10 件為問題商品
  4. 選擇問題類型：「外包裝損壞」
  5. 將問題商品隔離至問題區
  6. 系統自動通知 Admin
  7. Admin 查看照片，決定處理方式：
    • 商品本身完好：接受入庫，調整為「瑕疵品」
    • 商品已損壞：退貨給供應商
  8. 根據 Admin 指示執行後續處理

好處:

  • ✅ 照片記錄作為證據
  • ✅ 即時隔離問題商品
  • ✅ 快速決策處理方式
  • ✅ 保護庫存品質

常見問題 (FAQ) ​

Q1: 入庫單建立後可以修改嗎？

A: 可以，但有狀態限制：

  • ✅ 待驗收 (Pending) 狀態：Admin 可以修改入庫單內容（商品、數量、預期日期）
  • ⚠️ 驗收中 (Receiving) 狀態：需要聯繫 Operator，確認是否可以修改
  • ❌ 已上架 (Shelved) 以後：無法修改，若需變更需建立新的入庫單或調整單

Q2: 如何取消入庫單？

A: 取消流程根據入庫單狀態而定：

  1. 待驗收 (Pending): Admin 可以直接取消
  2. 驗收中 (Receiving): 需要聯繫 Operator 確認，若未驗收可取消
  3. 已上架 (Shelved) 或以後：無法取消，需建立調整單處理

範例:

Admin 後台 → 入庫單詳情 → 點擊「取消入庫單」按鈕 → 確認取消

Q3: 驗收時發現商品條碼無法掃描怎麼辦？

A: 處理步驟：

  1. 檢查條碼是否損壞或模糊
  2. 嘗試手動輸入條碼數字
  3. 若仍無法識別，使用商品 SKU 搜尋
  4. 拍照記錄條碼問題
  5. 完成驗收後通知 Admin 更新商品條碼資訊

Q4: 入庫單狀態多久會更新？

A: 入庫單狀態是即時更新的：

  • ✅ Operator 每完成一個階段，系統立即更新狀態
  • ✅ Admin 可以即時查看最新狀態
  • ✅ 關鍵狀態變化會發送通知（如：驗收中、已完成）

Q5: 如何查詢入庫單的歷史記錄？

A: 在入庫單詳情頁面可以查看完整的操作記錄：

  1. 進入入庫單詳情頁
  2. 查看「操作記錄」或「歷程」區塊
  3. 記錄包含：操作時間、操作人員、狀態變化、差異原因、照片

Q6: 驗收時發現實際數量遠超過預期數量怎麼辦？

A: 處理步驟：

  1. 確認數量無誤（重新清點）
  2. 在系統中記錄實際數量
  3. 選擇差異原因：「供應商超送」或「入庫單數量錯誤」
  4. 拍照記錄現場情況
  5. 通知 Admin 確認
  6. 根據 Admin 指示：
    • 選項 1: 接受超量，調整入庫單數量
    • 選項 2: 退回多餘商品
  7. 記錄最終處理結果

Q7: 冷藏/冷凍商品驗收有什麼特殊注意事項？

A: 重要注意事項：

  • ⏰ 優先驗收: 冷藏/冷凍商品必須優先處理
  • 🌡️ 溫度監控: 記錄到貨時的溫度狀況
  • 📸 拍照記錄: 記錄商品狀態和溫度計讀數
  • ⚡ 快速上架: 盡快上架至對應溫度區域
  • ✅ 保存期限: 檢查保存期限，優先使用舊批次
  • ⚠️ 溫度異常: 若發現溫度異常，立即通知 Admin

Q8: 如何處理混合溫度的入庫單？

A: 建議處理順序：

  1. 第一優先: 冷凍商品（-18°C 以下）
  2. 第二優先: 冷藏商品（2-8°C）
  3. 第三優先: 恆溫/空調商品
  4. 最後: 常溫商品

原因: 優先處理溫度敏感商品，確保品質和食品安全。

Q9: 如何列印入庫單驗收清單？

A: Operator 後台提供列印功能：

  1. 進入入庫單詳情或驗收頁面
  2. 點擊「列印驗收清單」按鈕
  3. 系統生成 PDF 格式清單
  4. 清單包含：商品名稱、SKU、預期數量、條碼、溫度要求

Q10: 入庫完成後發現數量記錄錯誤怎麼辦？

A: 處理步驟：

  1. 實地盤點確認實際庫存
  2. 若確實有錯誤：
    • 在系統中建立「庫存調整單」
    • 記錄調整原因：「入庫數量記錄錯誤」
    • 調整庫存數量
  3. 通知 Admin 相關調整
  4. 檢討流程，避免再次發生

Q11: 如何設定入庫單優先順序？

A: 可透過以下方式標示入庫單優先順序：

  1. 使用入庫單備註註明「緊急」、「優先驗收」
  2. 設定預期到貨日期（越早表示越優先）
  3. 冷藏/冷凍商品自動標示為高優先
  4. Operator 可以在後台篩選器中篩選急件

範例備註:

🔥 緊急入庫 - 冷凍商品，立即驗收
⏰ 優先處理 - 貨主急需商品

Q12: 入庫時可以直接建立商品嗎？

A: 不建議，但可以：

  1. 標準流程: 應先在「商品管理」建立商品，再建立入庫單
  2. 緊急情況: 若時間緊迫，可以：
    • 在驗收時發現新商品
    • 立即在系統中快速建立商品
    • 記錄基本資訊（SKU、名稱、條碼）
    • 完成驗收後補充完整商品資訊

最佳實踐: 建議提前建立商品資料，確保資料完整性。

注意事項 ​

⚠️ 重要提醒:

  1. 條碼掃描: Operator 驗收時務必掃描條碼確認，避免品項錯誤
  2. 溫度控制: 冷藏/冷凍商品必須優先驗收和上架
  3. 數量準確: 仔細核對數量，發現差異立即拍照記錄
  4. 即時溝通: 遇到問題時請立即通知 Admin，避免延誤
  5. 照片證據: 商品問題或數量差異必須拍照記錄
  6. 先進先出: 上架時遵循先進先出原則，舊商品放前排
  7. 儲位確認: 掃描儲位條碼確認，避免上架錯誤
  8. 保存期限: 檢查商品保存期限，避免過期商品入庫

最佳實踐 ​

  1. 提前準備: Admin 在商品到貨前就建立入庫單，讓 Operator 提前準備
  2. 批次處理: 同類型商品集中驗收和上架，提高效率
  3. 溫度優先: 永遠優先處理溫度敏感商品
  4. 完整記錄: 所有異常情況都要拍照和記錄，便於後續處理
  5. 即時更新: 完成各階段作業後立即更新狀態，保持透明度
  6. 定期盤點: 定期盤點庫存，確保系統與實際一致
  7. 清楚備註: 使用備註功能傳達特殊需求或注意事項
  8. 標準流程: 遵循標準驗收流程，確保品質和準確性

相關功能連結 ​

路徑資訊 ​

功能路徑 ​

  • Admin 入庫管理: /admin/inbounds
  • Operator 入庫驗收: /operator/inbounds

文檔網頁路徑 ​

  • 中文文檔: http://localhost:3000/docs/processes/inbound-operation/overview
  • 英文文檔: http://localhost:3000/docs/processes/inbound-operation/overview (切換語言至 EN)

💡 提示：在流程說明選單中選擇「入庫作業流程」即可開啟本文檔。