採購單列表
目錄
一、使用情境
快速連結：情境 1：向供應商下單補貨並追蹤到貨 ｜ 情境 2：採購金額送主管核准把關 ｜ 情境 3：盯緊逾期未到貨的採購、主動催貨
情境 1：向供應商下單補貨並追蹤到貨
狀況：暢銷商品快賣完了，您要向供應商再下一批進貨，並從下單那刻起一路追到商品實際入庫，確保不會缺貨斷貨。
用這個功能：把這次進貨開成一張採購單（見新增採購單），記錄供應商、品項、數量與金額；之後回到這個列表，從「狀態」欄追蹤每張採購單走到哪一步。
結果：所有向供應商下的單集中在一頁，您隨時知道哪些還在等核准、哪些已核准等收貨、哪些已部分到貨或全部到貨，補貨進度一目了然。
情境 2：採購金額送主管核准把關
狀況：採購會牽涉到付款金額，您希望採購人員下的單先經過主管確認金額無誤，才正式生效，避免下錯數量或金額。
用這個功能：採購人員把採購單建立後提交審核，主管在這個列表用「狀態」篩出「待審核」的單逐一進入詳情核准或駁回。
結果：採購單在核准前都停在待審核，核准與駁回都會留下紀錄，採購流程有清楚的把關軌跡。
情境 3：盯緊逾期未到貨的採購、主動催貨
狀況：有幾張採購單早就核准了，預計交期也快到或已過，但商品遲遲沒進倉，您想主動聯繫供應商催貨，避免影響後續銷售。
用這個功能：用「預計交期」篩選器圈出這段期間應到貨的採購單，搭配「狀態」鎖定還沒收完貨（已核准、部分到貨）的單。
結果：列出所有該到貨卻還沒到齊的採購單，您可以針對逾期的單主動向供應商催貨。
二、功能介紹
採購單記錄的是您向供應商下的一次進貨：供應商、要進哪些商品、各多少數量與單價、總金額多少。完整流程是「建立採購單 → 提交審核 → 主管核准 → 商品到貨時建立關聯入庫單收貨 → 結案」；採購單的狀態會隨著這個流程自動推進，到貨進度則來自它關聯的入庫單。本頁是所有採購單的總覽，您可以在這裡追蹤每張單的狀態與到貨情況、建立新採購單，並批次匯出做對帳。
2.1 搜尋與篩選
搜尋框可輸入開頭幾個字搜尋「採購單號」或「供應商」。篩選條件如下：
| 篩選項目 | 說明 |
|---|---|
| 狀態 | 依採購單狀態篩選，可多選（七種狀態見下方列表欄位） |
| 供應商 | 從下拉清單選擇供應商，可多選 |
| 建立時間 | 依採購單建立日期區間篩選 |
| 預計交期 | 依預計交期日期區間篩選 |
| 點收時間 | 依關聯入庫單的點收時間區間篩選 |
| 對應入庫單號 | 依關聯入庫單號篩選 |
2.2 列表欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 採購單號 | 採購單號，點擊進入採購單詳情 |
| 狀態 | 目前狀態，以顏色標籤顯示 |
| 供應商 | 這張採購單的供應商 |
| 總金額 | 含稅後的採購總金額，前面標示幣別 |
| 對應入庫單號 | 最近一張關聯入庫單的單號，點擊可進入該入庫單；尚未建立入庫單時顯示「-」 |
| 點收時間 | 最近一張關聯入庫單的點收時間 |
| 預計交期 | 您與供應商約定的預計到貨日 |
| 建立時間 | 採購單建立時間 |
狀態顏色說明：
- 灰色：「草稿」— 剛建立、尚未提交，只有此狀態可以編輯
- 橙色：「待審核」— 已提交，等待主管核准
- 綠色：「已核准」— 已核准，可開始建立入庫單收貨
- 藍色：「部分到貨」— 部分商品已到貨入庫
- 青色：「全部到貨」— 全部商品已到貨入庫
- 灰色：「已結案」— 已結案，不再處理
- 紅色：「已取消」— 已取消
💡 提示：常用的篩選條件可點擊「固定此條件」固定在列表上方，下次不必重新選取。
2.3 批次匯出
勾選一或多張採購單後，列表上方出現「匯出」按鈕，點擊後系統會產生 Excel 檔，完成後可下載，適合月底與供應商對帳。匯出為唯讀操作，不會更動任何採購單。
三、常見問題
3.1 FAQ
▪ 採購單的狀態流程是怎麼走的？
「草稿」建立後提交變「待審核」，主管核准後變「已核准」；之後商品到貨、建立關聯入庫單收貨，依到貨進度自動變成「部分到貨」或「全部到貨」，最後手動「已結案」。草稿、待審核、已核准階段都還可以取消（前提是尚未建立任何入庫單）。
▪ 為什麼有些採購單不能編輯？
只有「草稿」狀態的採購單可以編輯。一旦提交審核，採購單就鎖定，避免在審核或下單給供應商後內容還被改動而對不上。需要修改已提交的單，可先駁回退回草稿（見採購單詳情），或取消後重建。
▪ 採購單怎麼變成「部分到貨」或「全部到貨」？
不是手動改的。當您針對已核准的採購單建立關聯入庫單、倉庫實際收貨後，系統會依各品項的已收數量自動推進：還沒收完是「部分到貨」，全部收齊是「全部到貨」。建立入庫單的入口在採購單詳情。
▪ 「對應入庫單號」和「點收時間」是什麼？
一張採購單可以分多批到貨，因此會關聯多張入庫單。這兩欄顯示的是最近一張關聯入庫單的單號與點收時間，方便您快速看到最新一批貨的進度。完整的關聯入庫單清單請進入採購單詳情查看。
▪ 為什麼我看不到核准／駁回按鈕？
核准採購單需要額外的核准權限（與一般建立、編輯權限不同）。如果您在待審核的採購單詳情頁看不到核准與駁回按鈕，表示您沒有核准權限，請聯繫管理員確認。
▪ 採購單總金額是怎麼算的？
總金額 = 品項小計（各品項數量 × 單價的加總）+ 調整項（折扣為負、附加費為正），再依「含稅」設定計入稅額。詳細計算方式見新增採購單的金額摘要說明。
▪ 怎麼把採購單匯出做對帳？
用「供應商」和「建立時間」篩出要對帳的範圍，勾選後點「匯出」，詳見批次匯出。
▪ 採購單號可以重複嗎？
不行。同一貨主底下採購單號不可重複。建單時可點「建議單號」讓系統產生一個不重複的單號。
3.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 只有「草稿」可以編輯；提交後要改內容須先駁回或取消重建
- 取消、結案都是不可復原的操作，採購單一旦取消或結案無法再回到先前狀態
- 已經建立過關聯入庫單的採購單不能取消，請改用提前結案處理剩餘未到貨的品項
💡 提示：定期用「預計交期」篩選快到期或逾期的採購單，可以及早發現延遲到貨、主動向供應商催貨。
四、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 新增採購單 | 向供應商建立一張新的進貨採購單 | 前往 |
| 採購單詳情 | 查看單張採購單、核准／收貨／結案並建立入庫單 | 前往 |
| 編輯採購單 | 修改尚在草稿狀態的採購單 | 前往 |
| 入庫 | 採購單到貨後實際收貨的入庫單 | 前往 |