帳務管理
目錄
一、使用情境
快速連結：與貨主月結對帳 ｜ 匯出帳單作為請款依據 ｜ 補登一筆臨時費用
情境 1：與貨主月結對帳
狀況：月初到了，您要跟某個合作貨主結算上個月的倉儲與物流服務費用，需要一份完整列出該貨主當月各項計費（倉租、入庫處理費）的單據，才能跟對方核對金額。
用這個功能：每位貨主每個計費期間會有一張帳單。在帳單列表依貨主與期間找到對應帳單，點進去看帳單項目逐筆明細，確認無誤後再結帳鎖定金額。
結果：您手上有一份金額確定、不會再被異動的帳單，可以直接拿來跟貨主對帳。
情境 2：匯出帳單作為請款依據
狀況：跟貨主對完帳後，財務同事要根據這個月的服務費用開立發票或請款單，需要一份可以放進 Excel 的明細檔案。
用這個功能：在帳單詳情頁點「匯出」，系統會產生一份分成倉租、入庫、調整三個工作表的 Excel 檔。
結果：財務同事拿到逐項計費的試算表，可以直接作為對該貨主請款的依據。
情境 3：補登一筆臨時費用
狀況：這個月臨時幫某貨主處理了一批退貨重新包裝，這筆工不在系統自動計算的倉租與入庫費裡，但您談好要跟對方收費。
用這個功能：趁帳單還在開放中的時候，到詳情頁用「新增調整項目」手動加一筆調整項目，填日期、說明與金額。
結果：這筆臨時費用併入該貨主當月帳單總額，對帳與匯出時都會一起算進去。
二、功能介紹
帳務管理是您向各貨主收取倉儲與物流服務費的對帳中心。系統會為每位貨主、每個計費期間產生一張帳單，自動彙整當月的倉租、入庫處理等費用；您在這裡查看、核對每張帳單，補登臨時費用，確認金額後結帳鎖定，再匯出明細作為向貨主請款的依據。這是您每月與貨主結算服務費的主要入口。
2.1 搜尋與篩選
- 搜尋：輸入帳單名稱或貨主名稱關鍵字，找出特定帳單。
- 貨主：只看指定貨主的帳單；若您只負責單一貨主，系統不顯示此篩選器。
- 狀態：依帳單狀態篩選，例如只看還在開放中、尚未結帳的帳單。
2.2 列表欄位
列表預設依期間由新到舊排列。各欄位說明如下，其餘欄位依名稱即可理解：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 貨主 | 此帳單所屬的貨主；若您只負責單一貨主則不顯示此欄 |
| 帳單名稱 | 帳單名稱，通常是「年月 + Billing」；點擊進入帳單詳情 |
| 期間 | 此帳單的計費起訖日，通常是一個整月 |
| 狀態 | 帳單目前的處理階段，詳見帳單狀態 |
| 總金額 | 此帳單所有項目的金額加總 |
| 項目數 | 此帳單包含幾筆計費項目 |
2.3 帳單狀態
帳單依處理進度分為三種狀態，狀態決定了帳單能不能再被異動：
| 狀態 | 代表意義 |
|---|---|
| 開放中 | 帳單還在彙整中，可以補登調整項目、可以結帳 |
| 已結帳 | 已結帳、金額已確定，但仍可退回開放或標為已開票 |
| 已開票 | 已開立發票，帳單就此定案，無法再做任何變更 |
狀態的切換與限制，請見帳單詳情頁。
三、常見問題
3.1 FAQ
▪ 帳單是我自己建立的嗎？
不是。帳單由系統依各貨主的計費設定，按計費期間自動產生並彙整倉租、入庫等費用。您在此頁是查看、核對與處理既有帳單，列表上沒有「新增帳單」的入口。
▪ 為什麼我看不到「貨主」這個欄位和篩選器？
當您只負責單一貨主時，系統會自動隱藏貨主欄位與篩選器，因為所有帳單都屬於同一個貨主，不需要再區分。
▪ 一個貨主同一個月會有兩張帳單嗎？
不會。同一貨主在同一個計費期間只會有一張帳單，系統不允許同期間重複建立。
▪ 總金額是怎麼算出來的？
總金額是該帳單底下所有計費項目金額的加總，包含系統自動計算的倉租、入庫費，以及您手動補登的調整項目。每補一筆調整項目，總金額會跟著重新計算。
▪ 帳單裡的費用有哪幾種？
分為三類：倉租（倉儲租金）、入庫（入庫處理費），以及調整（您手動補登的臨時費用）。前兩類由系統依貨主計費設定自動產生。
▪ 我要怎麼結帳、匯出或補登費用？
這些操作都在帳單詳情頁。點擊帳單名稱進入帳單詳情後，即可結帳、匯出 Excel、補登調整項目。
3.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 帳務管理屬於進階方案功能。若您的選單中沒有「帳務管理」，代表目前方案未包含此功能，請聯繫您的方案管理者確認是否升級。
- 帳單一旦標為已開票就會永久定案，無法再退回或修改，請務必在開立發票前核對完所有項目。
💡 提示：對帳時可先用狀態篩選只看開放中的帳單，優先處理還沒結帳的貨主。
四、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 貨主管理 | 管理各貨主的基本資料與計費設定 | 前往 |
| 加值服務 | 設定額外收費的加值服務項目 | 前往 |
| 運費價目表 | 設定向貨主收取的物流運費級距 | 前往 |