匯入訂單
目錄
一、使用情境
情境 1：貨主提供訂單檔案，批次匯入
狀況：貨主提供了一份 Excel 檔案，包含 50 張訂單需要快速建檔。
怎麼做：
▸ 準備檔案
- 點「匯入」→「下載範本」
- 按照範本格式填寫訂單資料
- 每張訂單的第一列填「訂單編號」，後續列填商品明細
▸ 上傳檔案
- 選擇要匯入的貨主
- 上傳檔案，不要勾「覆蓋現有資料」
- 按「上傳」
結果：到「資料交換紀錄」→「匯入紀錄」查看新增筆數和處理結果。
情境 2：更新既有訂單資訊
狀況：之前建立的訂單需要修改收件地址或商品數量。
怎麼做：
- 先記下需要修改的訂單編號
- 在 Excel 填寫正確的訂單資訊（使用相同的訂單編號）
- 上傳檔案，要勾「覆蓋現有資料」
- 按「上傳」
結果：系統會用 Excel 的資料覆蓋原有訂單。覆蓋時會清除原有的商品明細，用 Excel 的商品明細取代。
⚠️ 注意：只有可編輯狀態的訂單可以更新，已進入揀貨作業或已出貨的訂單無法覆蓋。
情境 3：用匯入模板對應貨主自有格式
狀況：貨主固定提供自家格式的 Excel，欄位名稱和系統範本不同，不想每次手動調整檔案。
怎麼做：
- 請先建立好對應此格式的匯入模板（設定貨主檔案欄位與系統欄位的對應）
- 點「匯入」，選擇貨主
- 在「匯入模板」選擇該模板
- 直接上傳貨主提供的檔案，按「上傳」
結果：系統依模板設定的欄位對應解析檔案，不需要再手動改欄位名稱。
二、功能介紹
當貨主一次有大量訂單要建立時，使用匯入功能透過 Excel 批次建單，省去逐筆手動輸入的時間。下載範本、填好訂單資料、選擇貨主後上傳，系統會自動建立訂單並開始檢查庫存。
| 情況 | 用匯入 | 用手動新增 |
|---|---|---|
| 貨主大量下單，多張訂單要建檔 | ✅ | |
| 多個通路訂單需要批次建立 | ✅ | |
| 每張訂單有多個商品品項 | ✅ | |
| 只有 1-2 張訂單 | ✅ 比較快 | |
| 訂單品項很少（1-3 個） | ✅ 直接新增 |
2.1 畫面說明
點擊「匯入」後會看到一個彈出視窗：
| 按鈕 / 選項 | 功能 |
|---|---|
| 單據類別 | 訂單匯入固定為「正式訂單」 |
| 匯入模板 | 選填；選擇已建立的模板套用其欄位對應，未選則使用系統預設格式 |
| 下載範本 | 下載 Excel 範本，用這個範本來填寫訂單資料 |
| 選擇貨主 | 選擇這批訂單歸屬的貨主 |
| 選擇檔案 | 點擊後選擇要上傳的 Excel 檔，也可以直接把檔案拖進來 |
| 附加檔案 | 選填；可附上 JPEG、PNG、PDF 檔案，單個檔案不超過 10MB |
| 備註 | 選填；這次匯入的備註說明 |
| 覆蓋現有資料 | 勾選後，如果訂單編號已經存在，系統會用 Excel 的資料覆蓋原有資料 |
| 上傳 | 確認檔案和設定後，點這個按鈕執行匯入 |
2.2 操作步驟
▸ 步驟 1：下載範本
- 點「匯入」按鈕
- 點「下載範本」
- 用 Excel 開啟下載的檔案
▸ 步驟 2：填寫資料
- 第一列是欄位標題，不要動它
- 從第二列開始填資料
- 重要：每張訂單的第一列必須填「訂單編號」，後續同一張單的品項可以不填訂單編號
- 「訂單編號」、「收件人姓名」、「電話」、「地址」、「指定通路」、「物流類型」、「品號」、「庫存類型代碼」、「數量」是必填
- 存檔（保持 .xlsx 格式）
Excel 結構範例：
| 訂單編號 | 收件人姓名 | 電話 | 地址 | 指定通路 | 物流類型 | 品號 | 庫存類型代碼 | 數量 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ORD001 | 王小明 | 0912345678 | 台北市信義區... | 官網 | 宅配 | SKU-A | 良品 | 2 |
| SKU-B | 良品 | 1 | ||||||
| SKU-C | 良品 | 3 | ||||||
| ORD002 | 李小華 | 0923456789 | 新北市板橋區... | 官網 | 宅配 | SKU-D | 良品 | 1 |
| SKU-E | 良品 | 2 |
上面範例會建立 2 張訂單：ORD001（3 個品項）和 ORD002（2 個品項）
▸ 步驟 3：上傳匯入
- 回到「匯入」視窗
- 選擇要匯入的貨主
- 點「選擇檔案」或拖曳檔案進去
- 決定要不要勾「覆蓋現有資料」：
- 新增訂單：不要勾
- 更新訂單：要勾
- 點「上傳」
▸ 步驟 4：確認結果
- 到「資料交換紀錄」→「匯入紀錄」
- 找到剛才的匯入紀錄
- 看新增筆數和更新筆數
- 如果有失敗，點進去看錯誤訊息
2.3 「覆蓋現有資料」選項
這個選項決定：訂單編號已經存在時，要怎麼處理？
| 設定 | 訂單編號已存在時 | 什麼時候用 |
|---|---|---|
| 不勾（預設） | 報錯，這筆不會匯入 | 新增訂單 |
| 勾選 | 用 Excel 的資料覆蓋系統的資料 | 更新訂單 |
⚠️ 重要：
- 只有可編輯狀態的訂單可以被覆蓋
- 覆蓋時會清除原有的所有商品明細，用 Excel 的商品明細取代
- 覆蓋時如果收件人姓名不一致會報錯
2.4 欄位說明
標示 * 的欄位為必填項目
訂單欄位（填在每張單的第一列）
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| *訂單編號 | 唯一識別碼，同一貨主下不能重複 |
| 額外單號 | 額外的參考編號，例如電商平台的訂單號 |
| *收件人姓名 | 收貨人完整姓名 |
| *電話 | 收件人電話 |
| 電子郵件 | 收件人電子信箱 |
| *地址 | 收件地址 |
| 郵遞區號 | 郵遞區號 |
| 城市 | 縣市名稱 |
| 區域 | 鄉鎮區名稱 |
| 國家代碼 | 國家代碼 |
| 州/省 | 州或省名稱 |
| *指定通路 | 銷售通路名稱，需與貨主啟用的通路設定一致 |
| 電商平台 | 電商平台帳號名稱，需與系統設定一致 |
| *物流類型 | 配送方式名稱，需與系統設定一致 |
| 訂單金額 | 訂單總金額 |
| 代收金額 | 代收貨款金額（數字；非代收留空） |
| 急單 | 填「Y」或「N」 |
| 訂單備註 | 整張訂單的備註 |
| 到貨日期 | 指定送達日期，格式：YYYY-MM-DD |
| 預約出貨日 | 預計出貨日期，格式：YYYY-MM-DD |
| 幣別 | 貨幣代碼，例如：TWD、USD |
| 配達時段 | 選項：上午、下午、不指定（留空視同不指定） |
| 超商門市店號 | 超商取貨的門市代號 |
商品明細欄位（每一列都要填）
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| *品號 | 商品品號，建議使用系統中已存在的品項 |
| *庫存類型代碼 | 庫存類型名稱（依貨主設定，如：良品、瑕疵品） |
| *數量 | 訂購數量，必須大於 0 |
| 單品單價 | 單件商品的價格 |
| 單品備註 | 這個商品的備註 |
| 效期限制 | 指定商品效期，格式：YYYY-MM-DD |
| 製造日期 | 指定商品製造日期，格式：YYYY-MM-DD |
| 批號 | 指定商品批號 |
| 內部備註 | 倉庫內部使用的備註 |
三、常見問題
3.1 常見錯誤訊息
▪ 必填欄位未填
錯誤訊息：「XXX不可為空」（如：品號、數量、庫存類型代碼、收件人、電話、地址）、「物流類型為必填」
為什麼：必填欄位沒有填寫資料。
怎麼解決：
- 確認每張訂單的第一列都有填寫訂單基本資料（訂單編號、收件人姓名、電話、地址、指定通路、物流類型）
- 確認每一列商品明細都有填寫品號、數量、庫存類型代碼
▪ 資料格式錯誤
錯誤訊息：「數量必須大於0」、「配送時段值無效」
為什麼：欄位值的格式不符合要求。
怎麼解決：
| 欄位 | 格式要求 |
|---|---|
| 數量 | 必須是大於 0 的整數 |
| 日期 | YYYY-MM-DD（例如：2026-01-15） |
| 配達時段 | 只能填「上午」、「下午」、「不指定」或留空 |
▪ 資料不存在
錯誤訊息：「找不到指定的貨主通路」、「找不到指定的電商平台」、「找不到指定的物流類型」、「找不到指定的庫存類型」
為什麼：Excel 填的值在系統裡不存在。
怎麼解決：
| 錯誤類型 | 確認方式 |
|---|---|
| 找不到貨主通路 | 確認通路名稱與貨主啟用的通路設定一致；此欄位為必填，不可留空 |
| 找不到電商平台 | 確認電商平台名稱與系統設定一致，或留空 |
| 找不到物流類型 | 確認配送方式名稱與貨主的物流設定一致 |
| 找不到庫存類型 | 確認庫存類型名稱與貨主設定一致（常用：良品） |
▪ 資料衝突
錯誤訊息：「訂單已存在」、「訂單無法更新」、「收件人姓名不一致」
為什麼：訂單編號已存在或訂單狀態不允許更新。
怎麼解決：
| 錯誤 | 解決方式 |
|---|---|
| 訂單已存在 | 如要更新，勾「覆蓋現有資料」；如要新增，改用不同的訂單編號 |
| 訂單無法更新 | 只有可編輯狀態的訂單可以覆蓋，已進入揀貨或已出貨的訂單無法透過匯入修改 |
| 收件人姓名不一致 | 確認 Excel 的收貨人姓名與原訂單一致 |
3.2 操作問題
▪ 範本在哪裡下載？
「訂單」→「訂單列表」→ 右上角「匯入」→「下載範本」
▪ 品號填了系統沒有的商品會怎樣？
訂單仍會建立，該品項會以「未知商品」記錄，需要到訂單詳情或未知商品頁面對應到正確商品後才能分配庫存。若貨主有設定「未知商品擋單」，這筆訂單則會匯入失敗。
▪ 一次可以匯入幾張訂單？
| 筆數 | 建議 |
|---|---|
| 1-50 張 | 一次匯入 |
| 50-100 張 | 可以一次匯入，要等久一點 |
| 100 張以上 | 建議分批匯入 |
大量資料可能需要幾分鐘，完成後會顯示在「匯入紀錄」。
▪ 怎麼在一個 Excel 建立多張訂單？
在「訂單編號」欄位區分：
- 同一張訂單的後續品項，「訂單編號」欄位留空
- 新的訂單，「訂單編號」欄位填新的訂單編號
系統會根據「訂單編號」欄位自動分組。
▪ 可以更新已經出貨的訂單嗎？
不行。只有可編輯狀態的訂單可以透過匯入更新。已出貨或已取消的訂單請到訂單詳情頁查看。
▪ 「匯入模板」是做什麼用的？
當貨主固定提供自有格式的檔案時，可事先建立匯入模板設定欄位對應，匯入時選擇該模板，就能直接上傳貨主的檔案，不必每次手動改成系統格式。
3.3 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 覆蓋會清除原有的所有商品明細，用 Excel 的商品明細完全取代
- 只有可編輯狀態的訂單可以被覆蓋
- 覆蓋後沒辦法自動還原
- 覆蓋時收件人姓名必須一致
- 「訂單編號」、「收件人姓名」、「電話」、「地址」、「指定通路」、「物流類型」、「品號」、「庫存類型代碼」、「數量」是必填
- 日期格式：YYYY-MM-DD（例如：2026-01-15）
- 大量資料可能需要幾分鐘，等匯入跑完再上傳下一個檔案
四、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 訂單列表 | 查看、搜尋、管理訂單 | 前往 |
| 新增訂單 | 手動新增單一訂單 | 前往 |
| 商品列表 | 確認商品是否存在 | 前往 |