匯入入庫單
目錄
一、功能介紹
當貨主一次送來很多品項、或要同時建好多張入庫單時，與其在「新增入庫單」逐筆手動輸入，您可以在入庫單列表用「匯入」開啟匯入彈窗，把整批入庫資料填在一份 Excel 範本裡一次上傳。系統會依範本內容自動建立或更新入庫單，省去逐筆輸入的時間。
1.1 彈窗欄位
在「入庫單列表」點「匯入」會跳出匯入彈窗，由上到下的欄位與按鈕如下。標示 * 的為必填項目。
| 欄位 / 按鈕 | 如何填寫 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 匯入模板 | 選填。先前若有建立匯入模板，選一個套用該模板的欄位對應 | 留空時用系統預設的欄位對應。下載範本前選好模板，範本表頭會對齊該模板 |
| *選擇貨主 | 選擇這批入庫單要歸屬的貨主 | 匯入的單會建在這個貨主名下；單一貨主方案不會出現此欄位 |
| 下載範本 | 下載 Excel 範本，照範本填寫入庫資料 | 必須先選好貨主才能下載；範本會帶出該貨主的商品自訂屬性欄位 |
| *選擇檔案 | 點擊選檔，或把檔案直接拖進上傳區 | 僅支援 .xlsx / .xls，單檔上限 10MB，一次只能傳一個檔 |
| 覆蓋現有資料 | 預設勾選，決定同名入庫單已存在時要不要覆蓋 | 語意見 覆蓋現有資料 |
| 上傳 | 確認貨主、檔案、勾選狀態後，點此送出匯入 | 旁邊的「取消」會關閉彈窗、放棄這次匯入 |
1.2 操作流程
▸ 下載範本
- 在「入庫單列表」點右上角「匯入」開啟彈窗
- 先在「選擇貨主」選好貨主
- 點「下載範本」，用 Excel 打開下載的範本
▸ 填寫範本
▸ 上傳匯入
- 回到「匯入」彈窗，確認已選好同一個貨主
- 點「選擇檔案」選檔，或把檔案拖進上傳區
- 視需要調整「覆蓋現有資料」的勾選（要新增請取消勾選，要更新請保持勾選）
- 點「上傳」送出
▸ 查看結果
- 匯入後，這次的處理進度與成功 / 失敗結果會記在「資料交換紀錄」→「匯入紀錄」
- 到該頁找到這筆匯入紀錄，查看成功與失敗的明細；若有失敗，紀錄會列出失敗的原因
- 入庫單列表不會自動更新，回列表後請手動重新整理才會看到新建好的單
⚠️ 匯入分兩個階段：系統先把整份檔案檢查一遍，只要有任何一列不合格（必填未填、格式錯誤、找不到商品／庫存類型、單號重複…），這份檔案就整份中止，一張入庫單都不會建立，紀錄會一次列出所有出問題的列——請一次改完所有錯誤再整份重傳。全部通過後才逐張建立入庫單，這個階段若有單張建立失敗（例如缺預計入倉日期），其餘的單仍會建立完成。
1.3 範本欄位
以下欄位名稱為 Excel 範本中的欄位標題。標示 * 的為必填項目，這些欄位不可從範本中刪除。即使某些情況下該欄可以留空（例如「加工入庫」的預計入倉日期），欄位本身仍必須保留；整欄被刪掉時系統會在第 1 列回報缺少必要欄位，整份檔案都不會匯入。唯一的例外是已在匯入模板為該欄設好預設值，並在匯入時的「匯入模板」選用該模板——這種情況該欄可以不出現在檔案裡，系統會自動帶入模板的預設值；設了模板卻沒在匯入時選用，等同沒有預設值，該欄仍會被判缺少必要欄位。
單據層欄位（填在每張入庫單的第一列）：
| 欄位 | 如何填寫 | 注意事項 |
|---|---|---|
| *單號 | 這張入庫單的識別名稱 | 同一貨主下不可重複；是辨識與覆蓋既有單的依據 |
| 其他單號 | 例如採購單號、貨運單號等三方系統的單號 | 選填 |
| *預計入倉日期 | 預計貨物到倉的日期，格式 YYYY-MM-DD | 只有「加工入庫」可以留空；其餘進倉類別留空時，那一張入庫單會在建立階段失敗（同檔其餘的單仍會建立）。⚠️ 請勿填「01/02/2026」「01-02-2026」這類日、月順序不明的寫法：系統一律當成日在前，會靜默存成 2026 年 2 月 1 日且不報錯 |
| 進倉類別 | 填「收貨入庫」「退貨入庫」「加工入庫」其一 | 留空預設為「收貨入庫」；範本在這一欄附了下拉選單，直接選最不會出錯。填系統認不得的文字會在驗證階段被擋下、整份檔案都不匯入 |
| 進倉單備註 | 整張入庫單的備註 | 選填 |
商品層欄位（每一列商品都要填）：
| 欄位 | 如何填寫 | 注意事項 |
|---|---|---|
| *品號 | 商品的 SKU 編號 | 須是該貨主已建立的商品，否則整份檔案都不會匯入 |
| *庫存類型代碼 | 該貨主啟用的庫存類型代碼 | 每一列都要填，且須是該貨主已啟用的代碼；未填或找不到都會讓整份檔案都不匯入 |
| *預計入庫數量 | 這個品項預計入庫的數量，須為數字 | 必填，須大於 0，否則整份檔案都不會匯入；舊表頭「數量」的檔案仍可正常匯入 |
| 效期 | 商品效期，格式 YYYY-MM-DD | 選填，可在驗收時再補；填了就必須是日期（請用 YYYY-MM-DD），填「無」「N/A」這類文字會在驗證階段被擋下，整份檔案都不會匯入。⚠️ 同樣請勿填「01/02/2026」「01-02-2026」這類日、月順序不明的寫法：系統一律當成日在前，會靜默存成 2026 年 2 月 1 日且不報錯 |
| 製造日期 | 商品製造日期，格式 YYYY-MM-DD | 選填，可在驗收時再補；填了就必須是日期，填「無」這類文字或 2026-13-40 這類不存在的日期會在驗證階段被擋下，整份檔案都不會匯入。商品有設「原始效期(天)」時，製造日期與效期只要填其中一個，系統會自動推算另一個；兩個都填則照您填的值存，不會互相覆蓋。⚠️ 日、月順序不明的寫法同效期欄，請一律用 YYYY-MM-DD |
| 批號 | 商品批號 | 選填，可在驗收時再補 |
| 單品備註 | 這個品項的備註 | 選填 |
📌 補充說明：若該貨主有設定商品自訂屬性，範本會自動多出對應的欄位。這些自訂屬性欄位在匯入入庫單時一律不必填，可留空。
1.4 一張單填多列商品
同一張入庫單若有多個商品，用「單號」欄位來分組：
- 每張新入庫單的第一列要填「單號」與該單的單據層欄位
- 同一張單的後續商品列把「單號」留空，系統會把它們歸到上一張單底下
舉例：第一列填單號 + 第一個商品，接下來幾列只填商品、單號留空，就會組成一張含多個品項的入庫單；下一張單再從填單號的那一列重新開始。
⚠️ 整份檔案的第一筆資料列一定要填單號，否則系統不知道這列該歸到哪張單，會直接丟掉那一列的商品。要注意的是這種情況匯入紀錄的狀態仍然顯示完成、失敗筆數是 0，只在錯誤明細多一條訊息，很容易被忽略。第二張之後的入庫單如果首列漏填單號更安靜：系統連錯誤明細都不會有，而是把那幾列的商品併進上一張入庫單。兩種都不會被算成失敗，請自行核對每張新單的第一列都有填單號。
1.5 覆蓋現有資料
「覆蓋現有資料」預設為勾選。系統會用「單號」比對既有的入庫單，依勾選狀態與既有單的狀態決定動作：
| 勾選狀態 | 同名入庫單已存在時 | 適用情況 |
|---|---|---|
| 取消勾選 | 報錯，整份檔案都不會匯入 | 要新增入庫單、避免誤蓋既有單時 |
| 勾選（預設） | 若該單是「待處理」可編輯狀態，更新它（用範本的商品取代原有品項）；否則報錯，整份檔案都不會匯入 | 要更新既有入庫單時 |
異動細節：
- 前置條件：被覆蓋的入庫單必須是「待處理」狀態；已開始驗收（含之後的狀態）的單不能覆蓋。
- 副作用：覆蓋會清掉該單原有的商品品項，整批換成範本裡的品項。所以品項的效期、製造日期、批號等欄位在檔案裡留空，就等於把原本的值清掉（商品有設「原始效期(天)」時，留空的那個日期會改由另一個日期重新推算）；只改製造日期而效期仍有值時，效期會照檔案裡的值保留，不會依新的製造日期重算。
- 可逆性：覆蓋後無法自動還原成覆蓋前的內容。
二、常見問題
2.1 常見問題
▪ 範本要去哪裡下載？為什麼下載按鈕按不了？
在「入庫單列表」點「匯入」開啟彈窗，先選好「選擇貨主」，「下載範本」按鈕才會可以點。沒選貨主時下載鈕無法使用，因為範本要依該貨主帶出商品自訂屬性欄位。
▪ 一張入庫單有很多商品，Excel 要怎麼填？
第一列填單號與單據層欄位，後續同一張單的商品列把「單號」留空即可。詳見 一張單填多列商品。
▪ 匯入後在哪裡看成功或失敗？
到「資料交換紀錄」→「匯入紀錄」查看這次匯入的結果與失敗明細。入庫單列表不會自動刷新，回列表後請手動重新整理。
▪「覆蓋現有資料」是什麼意思？會不會蓋到已經驗收的單？
它決定同名入庫單已存在時要不要覆蓋。只會覆蓋還在「待處理」狀態的單；已開始驗收的單不會被覆蓋，系統會直接報錯。完整規則見 覆蓋現有資料。
▪ 為什麼整批都匯入失敗了？
最常見的整批失敗原因是該貨主還沒設定預設倉庫，系統不知道要把貨入到哪個倉庫。請先確認該貨主已設好預設倉庫再重新匯入。除此之外，驗證階段的錯誤（必填未填、格式錯誤、找不到商品／庫存類型、單號重複…）也一律讓整份檔案中止——任何一列有誤，整批就都不會建立，分類見 匯入失敗的常見原因。
▪ 批號、效期、製造日期一定要填嗎？
不一定。入庫單是「計畫」，批號、效期與製造日期在這個階段都可以留空，等到實際驗收收貨時再填寫實際的值。商品有設「原始效期(天)」時，效期與製造日期只要填其中一個，另一個會自動推算。
▪ 檔案有格式或大小限制嗎？
僅支援 .xlsx / .xls，單檔上限 10MB，一次只能上傳一個檔。
▪ 找不到商品 / 庫存類型怎麼辦？
這代表範本填的值在該貨主底下不存在。對照下表先把資料建好或改成正確的值，再重新匯入：
| 找不到的對象 | 怎麼處理 |
|---|---|
| 商品 | 確認品號拼寫正確；到「商品」→「商品列表」確認商品存在，沒有就先建好再匯入 |
| 庫存類型 | 到「貨主設定」→「貨主庫存類型設定」確認該貨主啟用的代碼後填寫 |
▪ 匯入失敗的常見原因有哪些？
可歸納為四類：
| 類別 | 常見情形 | 怎麼處理 |
|---|---|---|
| 必填未填 | 缺品號、缺庫存類型代碼、缺預計入庫數量（整份中止）；缺預計入倉日期（那一張單建立失敗）；整份檔案的第一筆資料列沒填單號（那一列被丟掉，狀態仍顯示完成、失敗 0 筆） | 補齊每一列的品號、庫存類型代碼與預計入庫數量；預計入倉日期只有「加工入庫」可留空；每張新單的第一列要填單號 |
| 格式錯誤 | 預計入庫數量填了非數字或填了 0 與負數、預計入倉日期、效期或製造日期不是 YYYY-MM-DD 這種可辨識的日期、進倉類別填了系統認不得的值 | 數量改成大於 0 的數字；日期改成 YYYY-MM-DD；進倉類別直接用範本的下拉選單挑，或整格留空 |
| 資料不存在 | 找不到商品 / 庫存類型，或該貨主未設定預設倉庫 | 先建好對應資料或改成正確值；貨主未設預設倉庫請先設定，見上方各題 |
| 資料衝突 | 同名入庫單已存在卻未勾「覆蓋現有資料」，或該單已非「待處理」狀態無法覆蓋 | 要更新請勾選覆蓋且確認該單仍可編輯；要新增請改用不重複的單號 |
2.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 「覆蓋現有資料」預設為勾選，要新增入庫單時請記得取消勾選，以免覆蓋同名的既有單。
- 覆蓋會清掉原有的所有品項，整批換成範本裡的品項，且覆蓋後無法自動還原。
- 只有「待處理」狀態的入庫單可以被覆蓋；已開始驗收的單不會被覆蓋。
- 匯入前該貨主必須已設定預設倉庫，否則整批匯入會失敗。
💡 提示：
- 下載範本前先選好貨主，範本才會帶出該貨主的商品自訂屬性欄位。
- 匯入前先在「商品」→「商品列表」把商品建好，可以大幅減少「找不到商品」的失敗列。
三、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 入庫單列表 | 查看、搜尋、管理入庫單，匯入入口也在這裡 | 前往 |
| 新增入庫單 | 手動新增單一入庫單，品項少時比匯入快 | 前往 |
| 入庫單詳情 | 查看單張入庫單的內容與驗收進度 | 前往 |
| 商品列表 | 匯入前確認商品已建立 | 前往 |