匯入退貨單
目錄
一、使用情境
情境 1：收到大量退貨清單，批次建單
狀況：貨主寄來一份幾十筆商品的退貨清單，逐筆手動建單太花時間，您要用 Excel 一次匯入。
怎麼做：
▸ 準備檔案
- 點擊「匯入」開啟「匯入退貨單」視窗
- 選擇貨主，點擊「下載範本」取得 Excel 範本
- 將退貨清單資料填入範本
▸ 上傳匯入
- 回到匯入視窗選擇填好的檔案
- 點擊「上傳」開始匯入
結果：到 「資料交換紀錄」 → 「匯入紀錄」 查看匯入結果，成功建立的退貨單會出現在退貨列表。
情境 2：多張退貨單一次匯入
狀況：需要同時建立多張退貨單，每張包含不同的商品。
怎麼做：
- 在 Excel 中用不同的退貨單號區分各張退貨單
- 同一張退貨單的多項商品填在連續多行，退貨單號只需填在第一行
- 上傳匯入
結果：系統依退貨單號分組，自動建立多張退貨單。
情境 3：更新已匯入的退貨單
狀況：之前匯入的退貨單數量有誤，包裹還沒到、狀態仍是「待退回」，您要用修正後的檔案重新匯入。
怎麼做：
- 修正 Excel 內容，退貨單號保持與原退貨單相同
- 在匯入視窗勾選「覆蓋現有資料」
- 上傳匯入
結果：同單號且狀態仍為「待退回」的退貨單會以匯入內容更新（商品明細整批替換為新內容）；已開始點收的退貨單無法透過匯入更新。
二、功能介紹
退貨筆數多時，用匯入功能透過 Excel 批次建立退貨單，省去逐筆輸入的時間。從退貨列表點擊「匯入」開啟匯入視窗，下載範本、填寫資料後上傳，匯入結果可在匯入紀錄中查看。同一單號的多行資料會自動合併為一張退貨單。
2.1 匯入欄位
▸ 必填欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| *退貨單號 | 退貨單的唯一編號。同一張退貨單有多項商品時，只需填在該組的第一行 |
| *品號 | 退貨商品的品號，必須已存在於該貨主的商品資料中 |
| *數量 | 預期退回的數量 |
▸ 選填欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 額外單號 | 供對照用的其他單號（如貨主系統的單號） |
| 訂單編號 | 關聯的原訂單編號 |
| 備註 | 退貨單備註 |
| 庫存類型 | 填寫貨主庫存類型的代碼，指定商品入庫的分類 |
| 效期 | 商品的有效期限，格式參考範本範例 |
| 批號 | 商品的批次編號 |
| 單品備註 | 個別商品的備註 |
2.2 操作步驟
▸ 下載範本並填寫資料
- 在退貨列表點擊「匯入」
- 選擇貨主（匯入的退貨單會歸屬於此貨主）
- 需要套用自訂欄位對應時，選擇「匯入模板」
- 點擊「下載範本」取得 Excel 範本
- 依範本格式填寫，每行代表一筆退貨商品
▸ 上傳並查看結果
- 選擇填好的 Excel 檔案
- 需要更新既有退貨單時，勾選「覆蓋現有資料」
- 點擊「上傳」
- 到 「資料交換紀錄」 → 「匯入紀錄」 查看匯入結果與錯誤明細
2.3 匯入邏輯
- 同一退貨單多項商品：連續多行使用相同的退貨單號（或單號留空接續上一行）會合併為一張退貨單，每行成為一個商品項目
- 單號已存在：未勾選「覆蓋現有資料」時，該筆會回報「退貨單已存在」錯誤；勾選後，狀態仍為「待退回」的退貨單會被更新（商品明細整批替換），已開始點收的會回報無法更新
- 庫存類型代碼：必須是該貨主已建立的庫存類型代碼，填寫不存在的代碼該行會回報錯誤；留空則建單時不指定，點收時再確認
三、常見問題
3.1 FAQ
▪ 匯入失敗怎麼辦？
到 「資料交換紀錄」 → 「匯入紀錄」 點開該筆匯入紀錄，會列出每一行的錯誤原因。常見原因：必填欄位未填、品號不存在、庫存類型代碼錯誤、單號重複。修正後重新上傳即可。
▪ 為什麼某些商品匯入失敗？
可能原因：品號不存在於系統中、品號屬於其他貨主。請確認商品資料後再匯入。
▪ 庫存類型代碼要填什麼？
填寫該貨主庫存類型的「代碼」（不是名稱）。不確定代碼時可洽管理庫存類型設定的同事確認；留空則點收時再選擇。
▪ 匯入後可以取消嗎？
匯入無法整批撤銷。資料有誤時，可用「覆蓋現有資料」以正確資料重新匯入（限「待退回」狀態），或逐張處理錯誤的退貨單。
▪ 匯入的結果在哪裡看？
上傳後到 「資料交換紀錄」 → 「匯入紀錄」 查看每一行的成功與失敗明細；成功建立的退貨單會出現在退貨列表。
▪ 效期和批號欄位何時需要填寫？
商品需要效期管理或區分批次時填寫。同一商品有兩個不同效期或批號時，請分成兩行填寫。
▪ 提示「退貨單無法更新」是什麼意思？
代表該單號的退貨單已開始點收（狀態不是「待退回」），不能再透過匯入修改。點收後要修正的是點收結果，請到退貨單詳情頁處理。
3.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 務必使用系統提供的最新範本，自行增刪欄位會導致匯入失敗
- 匯入前先選對貨主，品號與庫存類型代碼都以該貨主的資料為準
- 「覆蓋現有資料」只會更新「待退回」狀態的退貨單，且商品明細會整批替換
- 上傳後請到匯入紀錄確認結果，部分成功部分失敗時，僅失敗的行需要修正重傳